Sì. La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici non si limita all'affidamento e all'acquisizione del CIG, ma comprende anche le attività successive alla stipula, fino alla conclusione del contratto.
Le nuove Regole Tecniche AgID rafforzano il ruolo delle PAD nella gestione della fase esecutiva, prevedendo funzionalità a supporto delle attività, della documentazione, delle comunicazioni e del monitoraggio degli adempimenti.
Il caricamento dei documenti sulla PAD può essere parte di un processo corretto, ma non è sufficiente considerare il semplice deposito del file.
È necessario garantire che i documenti siano correttamente associati alla procedura e che siano rispettati gli obblighi relativi alla loro formazione, gestione, classificazione e conservazione, secondo le Linee guida AgID sui documenti informatici.
Il protocollo informatico e la PAD svolgono funzioni differenti e possono coesistere. Un documento protocollato dall'ente può essere successivamente acquisito nel fascicolo della procedura, mantenendo i riferimenti necessari alla sua identificazione.
La mancanza di metadati non comporta necessariamente il rifiuto del documento.
Le Linee guida AgID prevedono che ai documenti informatici siano associati metadati utili a identificarli, descriverli e gestirli correttamente nel tempo.
Occorre distinguere tra i metadati che devono accompagnare il documento fin dalla sua formazione e quelli che possono essere acquisiti o associati dal sistema documentale al momento della ricezione.
Per i documenti provenienti dall'esterno, l'ente deve quindi verificare se le informazioni mancanti possano essere integrate attraverso i propri sistemi, senza alterare il documento originale.
Occorre distinguere le procedure avviate nell'attuale ecosistema digitale da quelle precedenti al 1° gennaio 2024.
Per le procedure gestite attraverso le PAD interoperabili con la PCP, SmartPAD dispone di funzionalità di recupero delle informazioni dalla BDNCP, anche per procedure originariamente gestite su altre piattaforme.
Per i CIG acquisiti tramite SIMOG, invece, continuano a rilevare le modalità e i sistemi previsti da ANAC per la gestione dei contratti antecedenti alla digitalizzazione.
Non è quindi corretto affermare che tutti i vecchi contratti possano essere automaticamente importati e gestiti sulle PAD con le stesse modalità delle nuove procedure.
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