Monitoraggio e Scadenze Amministrazione Trasparente

Supporto concreto a RPCT e soggetti delegati

Il Modulo Monitoraggio e Scadenze è un modulo aggiuntivo sviluppato da ISWEB e consente di gestire in modo strutturato le scadenze di pubblicazione. La piattaforma permette di predisporre nativamente le scadenze definite dal D.Lgs. 33/2013 e, quando necessario, di aggiungere ulteriori scadenze derivanti da fonti normative di rango inferiore o da regolamenti interni.

L’obiettivo operativo è duplice: da un lato aiutare i redattori a rispettare gli obblighi nei tempi previsti, dall’altro fornire a chi controlla (ad esempio il RPCT o figure delegate) strumenti concreti per verificare lo stato delle pubblicazioni prima della scadenza.

Modulo Monitoraggio e Scadenze: scadenze pronte e scadenze personalizzabili

Il modulo gestisce due insiemi di scadenze:

• Scadenze previste dal D.Lgs. 33/2013: sono preimpostate, perché derivano da fonti normative di primo grado e sono generalmente applicabili a ogni Pubblica Amministrazione.
• Scadenze derivanti da regolamenti interni o da altre fonti minori: possono essere caricate in autonomia dai redattori tramite la gestione in back office.

In questo modo l’Ente può lavorare su un unico scadenzario, includendo sia gli obblighi “standard” sia eventuali adempimenti specifici dell’organizzazione.

Sistema di alert: avvisi, destinatari e periodicità

Il sistema di alert invia avvisi che segnalano le scadenze di pubblicazione imminenti. Attraverso alert automatici, la piattaforma supporta i redattori e i soggetti incaricati nel presidio costante delle scadenze, riducendo il rischio di dimenticanze o ritardi nella pubblicazione.

Un elemento centrale è la periodicità: l’alert viene inoltrato con frequenze precise, stabilite sulla base della fonte normativa da cui deriva la scadenza. Questo consente di rendere coerente il comportamento del sistema con la natura dell’obbligo e di mantenere un presidio regolare nel tempo.

Sistema di monitoraggio: controllo, neutralizzazione e segnalazioni

Accanto agli alert, il modulo include un sistema di monitoraggio pensato per il controllo delle pubblicazioni. Determinati utenti (ovvero profili) possono essere incaricati di effettuare il monitoraggio: per esempio il RPCT oppure i suoi collaboratori, o altri soggetti delegati dall’Ente, così da presidiare in modo continuativo gli obblighi di trasparenza d.lgs. 33/2013 e verificare lo stato delle pubblicazioni prima della scadenza.

Gli utenti “delegati” al monitoraggio possono:

• effettuare la verifica della pubblicazione;
• neutralizzare l’alert, segnalando di fatto che le pubblicazioni risultano complete.

Il controllo deve avvenire prima della scadenza di pubblicazione. Se la verifica non viene effettuata in tempo o se emergono criticità, il sistema attiva una segnalazione al RPCT (o, più in generale, ai profili incaricati).

Osservazioni e comunicazioni tra controllori e redattori

Gli amministratori deputati al controllo possono inoltrare osservazioni agli amministratori deputati alla redazione tramite un sistema di messaggistica interno. Per ciascuna pubblicazione oggetto di scadenza, il controllore può inviare osservazioni direttamente dalla piattaforma, che instrada una mail con:

• destinatari: gli utenti amministratori a cui fa carico l’obbligo di pubblicazione, secondo quanto impostato dall’Ente;
• controllore in CC, per mantenere tracciabilità e continuità operativa.

La funzionalità consente inoltre al/ai controllori la rapida consultazione di tutte le osservazioni inoltrate per ogni obbligo scadenzato, rendendo più semplice seguire l’evoluzione delle verifiche e delle eventuali correzioni.

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