Il Modulo Monitoraggio e Scadenze permette di predisporre nativamente le scadenze definite dal D. Lgs. 33/13 e di aggiungere ogni altra scadenza derivante da fonti normative di rango inferiore o regolamenti interni.
Nel dettaglio queste sono le principali funzionalità di Monitoraggio e Scadenze:
Sistema di alert
- La piattaforma invia un alert che segnala le scadenze di pubblicazione imminenti. Le scadenze di pubblicazione sono gestibili:
- tutte quelle previste da 33/13 (ovvero derivanti da fonti normative di 1° grado e generalmente applicabile a ogni pubblica amministrazione) sono preimpostate.
- Le scadenze derivanti da regolamenti interni o altre fonti minori sono caricabili in autonomia dai redattori tramite la gestione in back office.
- L'alert viene inoltrato a profili ACL specifici (ovvero utenti specifici): tra questi può esserci anche il RPCT.
- L'alert viene inoltrato con periodicità precise stabilite sulla base della fonte normativa.
Sistema di monitoraggio
- Determinati utenti, ovvero profili, possono essere incaricati di effettuare il monitoraggio di pubblicazione: per esempio il RPCT, ovvero i suoi collaboratori.
- Gli utenti "delegati" al monitoraggio possono "neutralizzare" l'alert, segnalando di fatto che le pubblicazioni sono complete.
- Il controllo deve avvenire prima della scadenza di pubblicazione, in caso contrario parte una segnalazione al RPCT, ovvero i profili incaricati.
Si tratta di un "oggetto dello scadenzario", popolato con "n" scadenze definite dai campi di seguito:
- Periodicità di ogni scadenza (quelle ex D.Lgs 33 del 2013 sono preimpostate);
- Data scadenza di pubblicazione obbligatoria;
- Profili ACL destinatari degli alert;
- Utenti delegati al controllo (chi può disattivare l'alert).
Gli amministratori deputati al controllo hanno la possibilità di inoltrare osservazioni agli amministratori deputati alla redazione attraverso un sistema di messaggistica interno: per ciascuna pubblicazione oggetto di scadenza, sarà quindi possibile per il controllore inviare osservazioni direttamente dalla piattaforma instradando una mail con destinatario sia gli utenti amministratori a chi fa carico l'obbligo di pubblicazione come impostato dall'Ente, sia il controllore stesso in CC. La funzionalità permette inoltre al/ai Controllori la rapida consultazione di tutte le osservazioni inoltrate per ogni obbligo scadenzato.
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