27 Ottobre 2026
Le domande raccolte durante il webinar ISWEB del 15 ottobre 2026 aiutano a mettere a fuoco le esigenze operative degli enti. Queste FAQ raccolgono i dubbi operativi di RUP e stazioni appaltanti, distinguendo le indicazioni generali dalle funzionalità SMARTPAD.
1. La digitalizzazione dei contratti pubblici riguarda anche la fase esecutiva, compresi SAL, varianti e pagamenti?
Sì. La digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubblici non si limita all'affidamento e all'acquisizione del CIG, ma comprende anche le attività successive alla stipula, fino alla conclusione del contratto. Le nuove Regole Tecniche AgID rafforzano il ruolo delle PAD nella gestione della fase esecutiva, prevedendo funzionalità a supporto delle attività, della documentazione, delle comunicazioni e del monitoraggio degli adempimenti.
2. È sufficiente caricare sulla PAD i documenti già gestiti attraverso il protocollo informatico dell'ente?
Il caricamento dei documenti sulla PAD può essere parte di un processo corretto, ma non è sufficiente considerare il semplice deposito del file. È necessario garantire che i documenti siano correttamente associati alla procedura e che siano rispettati gli obblighi relativi alla loro formazione, gestione, classificazione e conservazione, secondo le Linee guida AgID sui documenti informatici. Il protocollo informatico e la PAD svolgono funzioni differenti e possono coesistere. Un documento protocollato dall'ente può essere successivamente acquisito nel fascicolo della procedura, mantenendo i riferimenti necessari alla sua identificazione.
3. Come devono essere gestiti i documenti ricevuti da soggetti esterni, come subappaltatori e direttori dei lavori, quando sono privi dei metadati richiesti?
La mancanza di metadati non comporta necessariamente il rifiuto del documento. Le Linee guida AgID prevedono che ai documenti informatici siano associati metadati utili a identificarli, descriverli e gestirli correttamente nel tempo. Occorre distinguere tra i metadati che devono accompagnare il documento fin dalla sua formazione e quelli che possono essere acquisiti o associati dal sistema documentale al momento della ricezione. Per i documenti provenienti dall'esterno, l'ente deve quindi verificare se le informazioni mancanti possano essere integrate attraverso i propri sistemi, senza alterare il documento originale.
4. È possibile gestire attraverso le PAD contratti avviati prima del 2024 e CIG acquisiti tramite SIMOG prima del 2024?
Occorre distinguere le procedure avviate nell'attuale ecosistema digitale da quelle precedenti al 1° gennaio 2024. Per le procedure gestite attraverso le PAD interoperabili con la PCP, SmartPAD dispone di funzionalità di recupero delle informazioni dalla BDNCP, anche per procedure originariamente gestite su altre piattaforme. Per i CIG acquisiti tramite SIMOG, invece, continuano a rilevare le modalità e i sistemi previsti da ANAC per la gestione dei contratti antecedenti alla digitalizzazione. Non è quindi corretto affermare che tutti i vecchi contratti possano essere automaticamente importati e gestiti sulle PAD con le stesse modalità delle nuove procedure.
5. L'utilizzo di una PAD consente di assolvere automaticamente tutti gli obblighi di trasparenza relativi ai contratti pubblici?
No. La PAD contribuisce all'assolvimento degli obblighi di trasparenza attraverso la trasmissione dei dati alla BDNCP, ma non sostituisce integralmente la sezione Amministrazione Trasparente dell'ente. Per le procedure soggette al nuovo sistema di digitalizzazione, l'articolo 37 del D.Lgs. 33/2013 e l'articolo 28 del D.Lgs. 36/2023 prevedono un modello basato sulla trasmissione dei dati alla BDNCP e sulla pubblicazione dei collegamenti e dei documenti richiesti. Restano infatti documenti e informazioni che devono essere pubblicati direttamente nella sezione Bandi di gara e contratti dell'Amministrazione Trasparente, secondo le indicazioni ANAC.
6. Per rispettare gli obblighi di trasparenza è sufficiente pubblicare un collegamento alla sezione Bandi e contratti della PAD?
No. Occorre distinguere il collegamento generico alla piattaforma dal collegamento ai dati della singola procedura. Per le procedure interessate dalla digitalizzazione, la pubblicazione in Amministrazione Trasparente deve consentire di raggiungere i dati relativi allo specifico contratto disponibili nella BDNCP, secondo le modalità previste da ANAC. Un semplice collegamento alla pagina iniziale della PAD non garantisce questo risultato.
7. SmartPAD sostituisce PAT nella gestione della trasparenza dei contratti pubblici?
No. SmartPAD e PAT sono strumenti complementari, con finalità differenti. SmartPAD supporta la gestione digitale delle procedure di affidamento, la trasmissione delle schede ANAC e le attività collegate al ciclo di vita del contratto. PAT è invece dedicato alla gestione e alla pubblicazione delle informazioni nella sezione Amministrazione Trasparente dell'ente. A queste componenti si affianca eConnect, che consente di acquisire dalla BDNCP le informazioni relative alle procedure dell'amministrazione. L'obiettivo dell'integrazione è favorire il riutilizzo delle informazioni già disponibili, riducendo gli inserimenti manuali e mantenendo distinte le responsabilità relative alla gestione della procedura e alla pubblicazione.
8. PAT può acquisire i dati delle procedure gestite attraverso altre piattaforme di approvvigionamento digitale?
Sì. Attraverso eConnect è possibile acquisire dalla BDNCP informazioni relative alle procedure dell'ente, anche quando sono state originate e gestite attraverso PAD differenti da SmartPAD.
9. SmartPAD può essere integrata con il protocollo informatico dell'ente?
L'integrazione con il protocollo informatico deve essere valutata in relazione al sistema utilizzato dall'ente e alle modalità tecniche di interoperabilità disponibili. SmartPAD consente di gestire documenti e comunicazioni associati alle procedure, ma queste funzionalità non equivalgono automaticamente a un collegamento con il protocollo informatico. La disponibilità di uno specifico collegamento non deve però essere considerata automatica: occorre verificare la compatibilità applicativa, le API disponibili e il flusso documentale da realizzare.
10. SmartPAD consente di acquisire il CIG sia per affidamenti inferiori a 5.000 euro sia per affidamenti di importo superiore?
Sì. SmartPAD consente di gestire gli affidamenti diretti attraverso flussi differenti in relazione all'importo e alle caratteristiche della procedura.
In particolare, per le fattispecie previste da ANAC, sono disponibili:
La piattaforma accompagna l'utente nella compilazione delle informazioni necessarie e nella trasmissione delle schede per l'acquisizione del CIG.
11. SmartPAD può sostituire completamente MePA o Sintel nella gestione degli acquisti pubblici?
La possibilità di utilizzare SmartPAD in alternativa ad altre piattaforme dipende dalla tipologia di procedura e dagli eventuali obblighi di ricorso a specifici strumenti di acquisto o negoziazione. SmartPAD è una PAD certificata, utilizzata in particolare per la gestione degli affidamenti diretti e dei micro-affidamenti. Occorre però distinguere due aspetti: la possibilità tecnica di gestire una procedura attraverso una PAD e l'eventuale obbligo normativo di utilizzare strumenti di acquisto messi a disposizione da centrali di committenza o soggetti aggregatori.
La certificazione di una PAD non elimina tali obblighi. Pertanto, prima di utilizzare esclusivamente SmartPAD, l'ente deve verificare che la procedura rientri nelle funzionalità disponibili e che non sussistano vincoli relativi allo strumento di approvvigionamento da utilizzare.
12. Come funziona l'accesso al Fascicolo Virtuale dell'Operatore Economico (FVOE) attraverso SmartPAD?
SmartPAD dispone di funzionalità di interoperabilità con il FVOE di ANAC, che consentono di gestire le richieste di accesso e la consultazione dei documenti nell'ambito della procedura di affidamento. Per gli affidamenti gestiti attraverso le schede AD3 e AD5, una volta completata la trasmissione e raggiunto lo stato previsto, il RUP può utilizzare la funzione "Richiedi accesso FVOE". Dopo l'autorizzazione e la disponibilità dei documenti, può procedere alla loro consultazione attraverso la funzione "Consulta documenti FVOE". Resta fermo che la consultazione dei documenti non equivale alla verifica automatica dei requisiti: la valutazione della documentazione acquisita rimane responsabilità dei soggetti competenti.
13. È possibile verificare i requisiti di un operatore economico prima di avviare l'affidamento?
Sì. ANAC mette a disposizione specifiche funzionalità per avviare le verifiche preliminari, anche prima dell'acquisizione del CIG, attraverso la gestione della scheda AVR, che permette di predisporre e trasmettere un piano di verifica e utilizzare i servizi di interoperabilità con il FVOE. Una volta completate le verifiche, il piano può essere collegato alla successiva procedura di affidamento, secondo le condizioni previste dal flusso ANAC.
14. Le funzionalità di interoperabilità con il FVOE e di verifica preliminare sono disponibili su tutte le PAD?
Non necessariamente con le stesse modalità operative. Le PAD certificate devono rispettare i requisiti applicabili al proprio perimetro di certificazione, ma le modalità con cui vengono rese disponibili le funzionalità possono variare tra piattaforme. SmartPAD dispone delle funzionalità di interoperabilità FVOE e di gestione delle verifiche preliminari attraverso AVR. Per altre PAD è necessario verificare la disponibilità dei relativi flussi, le eventuali condizioni di attivazione e le procedure supportate.
15. Come si effettuano le verifiche dei requisiti in caso di proroga di un contratto avviato prima del 1° gennaio 2024?
Per le verifiche dei requisiti relative a contratti avviati prima del 1° gennaio 2024, occorre fare riferimento alla versione del Fascicolo Virtuale dell'Operatore Economico (FVOE) applicabile alla procedura originaria. Come chiarito da ANAC, in attuazione della Delibera n. 582 del 13 dicembre 2023, sono disponibili due versioni del FVOE, utilizzabili in funzione della data di avvio della procedura:
Pertanto, nel caso di una proroga riferita a un contratto derivante da una procedura avviata prima del 2024, le verifiche dei requisiti possono continuare a essere effettuate attraverso FVOE 1.0, secondo le modalità previste da ANAC.
16. Come si effettuano le verifiche dei requisiti di un subappaltatore?
Le verifiche sui subappaltatori devono essere effettuate secondo quanto previsto dall'articolo 119 del D.Lgs. 36/2023 e dalle altre disposizioni applicabili. Il subappaltatore è un soggetto distinto dall'aggiudicatario e deve possedere i requisiti richiesti in relazione alle prestazioni che eseguirà. Il FVOE può essere utilizzato per acquisire la documentazione necessaria alle verifiche, secondo le funzionalità e le condizioni di accesso rese disponibili da ANAC.
17. Quali documenti devono essere allegati alle schede trasmesse ad ANAC?
Per la trasmissione delle schede di indizione attraverso una Piattaforma di Approvvigionamento Digitale possono essere richiesti specifici documenti e formulari elettronici, in funzione della tipologia di procedura, del relativo importo e degli obblighi di pubblicità previsti.
In particolare, occorre distinguere:
In particolare, viene utilizzato:
18. SmartPAD registra le attività effettuate dagli utenti e consente di ricostruire le operazioni svolte?
Le Regole Tecniche AgID prevedono requisiti di tracciabilità delle operazioni effettuate sulle PAD, attraverso la registrazione degli accessi e degli eventi rilevanti. La finalità è consentire la ricostruzione delle attività e assicurare l'integrità delle informazioni registrate. In SmartPAD sono disponibili funzionalità di registrazione e consultazione delle attività per specifici ambiti applicativi, tra cui il Registro Operatori Economici e l'Area Comunicazioni.
19. L'introduzione delle nuove funzionalità PAD richiede necessariamente l'aggiornamento della valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (DPIA)?
Non necessariamente. L’introduzione di nuove funzionalità non comporta automaticamente l’obbligo di effettuare o aggiornare una DPIA. La relativa valutazione compete all’Ente, in qualità di Titolare del trattamento, tenendo conto delle caratteristiche dei trattamenti e dei rischi per i diritti e le libertà delle persone fisiche, ai sensi dell’art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679. L’Ente è pertanto chiamato a verificare se le nuove funzionalità comportino trattamenti che possano presentare un rischio elevato o variazioni del rischio tali da richiedere il riesame della DPIA già predisposta. Si raccomanda di coinvolgere il proprio Responsabile della protezione dei dati (RPD/DPO) sin da questa verifica preliminare, fermo restando che la sua consultazione è prevista dall’art. 35, paragrafo 2, nello svolgimento della DPIA.
20. È possibile assegnare agli utenti SmartPAD ruoli e permessi differenti?
Sì. SmartPAD prevede differenti profili applicativi, tra cui amministratore, RUP e collaboratore del RUP. I profili consentono di differenziare le attività disponibili e di organizzare il lavoro delle Stazioni Appaltanti. È inoltre possibile associare un collaboratore a più RUP, consentendogli di operare sulle procedure di rispettiva competenza. Questa organizzazione permette di distribuire le attività senza attribuire necessariamente a tutti gli utenti le medesime autorizzazioni.
21. Come può un RUP monitorare più contratti senza dover aprire ogni singola procedura?
SmartPAD mette a disposizione la sezione “Analisi e statistiche”, che consente di consultare in forma aggregata le informazioni relative alle procedure gestite. Attraverso indicatori e filtri di ricerca è possibile individuare rapidamente procedure, lotti e schede ANAC, anche in base a RUP, CIG, CPV e stato. A questa funzione si affianca il sistema Early Warning, che genera notifiche e promemoria in relazione a determinate condizioni e attività della procedura. Le due funzionalità rispondono a esigenze differenti: Analisi e statistiche consente una consultazione complessiva delle informazioni, mentre Early Warning richiama l'attenzione degli utenti su specifici eventi o adempimenti. È comunque importante precisare che il sistema di notifiche non sostituisce la responsabilità del RUP nel controllo delle scadenze e degli obblighi normativi.
22. SmartPAD consente di generare documenti contrattuali?
SmartPAD dispone di funzionalità di generazione documentale che consentono di produrre, per ciascun lotto, un documento riepilogativo dell'affidamento e un ordine di acquisto. Questi documenti vengono generati utilizzando le informazioni già presenti nella procedura, riducendo la necessità di riportarle manualmente.
23. Come vengono gestiti eventuali rallentamenti o problemi di funzionamento di SmartPAD?
In caso di rallentamenti, è importante individuare se il problema riguardi direttamente SmartPAD o i servizi esterni con cui la piattaforma interagisce. Alcune operazioni, come la trasmissione delle schede ANAC, l'acquisizione del CIG o la consultazione dei documenti FVOE, dipendono anche dalla disponibilità e dai tempi di risposta dei servizi della PCP e della BDNCP. Per consentire un'analisi efficace, è utile che la segnalazione riporti la procedura interessata, l'operazione effettuata, l'orario e l'eventuale messaggio restituito dal sistema. Il servizio di assistenza ISWEB provvede alla presa in carico delle segnalazioni secondo le condizioni contrattuali applicabili, verificando la natura dell'anomalia e le eventuali azioni necessarie. Quando il problema dipende dai servizi ANAC, i tempi di risoluzione possono essere condizionati dal ripristino dei sistemi esterni.
24. Che cos'è il codice CPV e a cosa serve nel Registro degli Operatori Economici di SmartPAD?
Il CPV, Common Procurement Vocabulary, è il sistema europeo di classificazione degli oggetti degli appalti pubblici. Attraverso codici standardizzati permette di identificare le categorie di lavori, servizi e forniture, facilitando la classificazione delle procedure e l'individuazione dei relativi settori merceologici. Nel Registro Operatori Economici di SmartPAD, i codici CPV contribuiscono a descrivere gli ambiti di attività degli operatori iscritti. La loro presenza consente di organizzare e ricercare gli operatori anche in relazione alle categorie merceologiche di interesse. È importante precisare che l'associazione di un CPV a un operatore economico non costituisce, da sola, una certificazione del possesso dei requisiti di partecipazione o dell'idoneità a eseguire una determinata prestazione.
Verificare nel Registro delle piattaforme certificate le fasi e le classi coperte dalla PAD utilizzata.
Definire ruoli, accessi e flussi tra PAD, protocollo e pubblicazione in Amministrazione Trasparente.
Controllare che verifiche, comunicazioni e documenti siano collegati alla procedura e ricostruibili nel tempo.
Il nostro team commerciale è pronto a fornirti tutta l'assistenza e la documentazione necessaria per le tue procedure d'acquisto. Seleziona il servizio di tuo interesse per essere messo in contatto con il consulente ISWEB più adatto a supportare.
Hai bisogno di:
Vuoi rimanere sempre aggiornato sulle ultime novità?
Iscriviti alla newsletter