Modalità ammesse, rischi di non conformità e come adeguarsi: guida per aziende e PA.

Negli ultimi mesi molte organizzazioni stanno verificando la conformità del proprio sistema interno di gestione delle segnalazioni, in particolare per l’integrazione del canale vocale.

ANAC con la Delibera n. 478 del 26 novembre 2025 ha confermato esplicitamente che il canale per le segnalazioni orali costituisce un obbligo di legge per tutti i soggetti tenuti all'adozione di un sistema interno di whistleblowing, come già previsto dal D.Lgs. 24/2023.

Nonostante siano passati già alcuni mesi dalla pubblicazione delle Linee Guida, numerose organizzazioni si stanno allineando solo ora. È fondamentale agire con tempestività per evitare sanzioni e garantire un sistema di segnalazione completo, sicuro ed efficace.

Come si effettuano le segnalazioni orali: le modalità previste da ANAC

Le Linee Guida ANAC 2025 forniscono indicazioni precise sulle modalità che possono essere adottate per adempiere all'obbligo del canale orale:

1. Linee telefoniche dedicate: messa a disposizione di un numero di telefono assegnato esclusivamente al gestore delle segnalazioni; 
2. Sistemi di messaggistica vocale: adozione di un sistema di segreteria che riceve le segnalazioni sotto forma di messaggi vocali, oppure di una casella vocale sulla piattaforma informatica; 
3. Incontro diretto su richiesta del segnalante: su esplicita richiesta del whistleblower, il gestore deve organizzare un incontro in presenza entro un termine ragionevole. L’incontro deve essere accuratamente documentato e può svolgersi anche fuori dalla sede aziendale per garantire la massima riservatezza.

Resta ferma la piena discrezionalità dell'ente nella scelta della modalità più adatta alla propria struttura organizzativa.

Conservazione, consenso e documentazione della segnalazione

La conservazione della segnalazione è ammessa solo previo consenso esplicito del segnalante. La documentazione varia in base alla modalità utilizzata:

• Linee telefoniche registrate o sistemi di messaggistica vocale: con il consenso del segnalante, la segnalazione è documentata, a scelta del gestore, mediante registrazione su dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure tramite trascrizione integrale. Il segnalante può verificare, rettificare e sottoscrivere la trascrizione.
• Linee telefoniche non registrate: il gestore redige un resoconto scritto e dettagliato della conversazione. Il segnalante può verificarne il contenuto, rettificarlo e sottoscriverlo.
• Incontri diretti con il gestore: su richiesta del segnalante e in un luogo idoneo, l'incontro è documentato, previo consenso, mediante registrazione su dispositivo idoneo oppure verbale. Il segnalante può verificare, rettificare e sottoscrivere il verbale.

Sia la segnalazione sia la documentazione correlata devono essere conservate per il tempo necessario alla gestione e comunque non oltre 5 anni dalla data di comunicazione dell'esito definitivo della procedura.

I messaggi vocali vengono così custoditi in un ambiente sicuro, assicurando la completa tracciabilità, la conservazione a norma e un accesso rigorosamente limitato al solo gestore autorizzato.

I rischi per l'azienda priva di canale orale whistleblowing

La mancata attivazione di modalità per le segnalazioni orali comporta gravi ripercussioni per l'organizzazione sotto il profilo legale, amministrativo e reputazionale:

• Incompatibilità con il Modello 231: l'adozione di un sistema di segnalazione non conforme compromette l'efficacia esimente del Modello 231 dell'ente.
• Sanzioni amministrative ANAC: la non conformità ai requisiti normativi del D.Lgs. 24/2023 espone l'organo di indirizzo a sanzioni pecuniarie irrogate dall'ANAC fino a 50.000 euro.
• Ammissibilità della segnalazione esterna: l'assenza di canali interni a norma legittima il segnalante a rivolgersi direttamente al canale esterno dell'ANAC, sottoponendo l'organizzazione ad attività di vigilanza e a procedimenti sanzionatori.
• Danni reputazionali e pericoli di ritorsione: un sistema non conforme riduce la fiducia dei dipendenti, ostacola la gestione interna delle criticità e aumenta il rischio di ritorsioni. Ciò aggrava le responsabilità dei vertici aziendali e mina la credibilità dell'ente nei confronti di partner commerciali e stakeholder.

Le sfide operative per le organizzazioni nella gestione whistleblowing

La gestione manuale o tradizionale delle segnalazioni orali può presentare diverse criticità operative.

Tra le difficoltà più frequenti rientrano:

• Monitoraggio normativo: difficoltà nel seguire ed implementare tempestivamente i continui aggiornamenti legislativi e le delibere delle Autorità;
• Complessità tecnologica: ostacoli tecnici nel garantire l'effettivo anonimato vocale e nel proteggere i file audio da accessi non autorizzati all'interno dei server aziendali;
• Gestione documentale: necessità di strutturare e conservare a norma informazioni, consensi espliciti, riscontri e registrazioni orali;
• Sicurezza e privacy: rischi di data-breach e violazioni della riservatezza (GDPR) nella conservazione e archiviazione manuale delle segnalazioni orali 

La soluzione Whistleblowing di ISWEB: il canale vocale integrato nella piattaforma

La piattaforma Whistleblowing di ISWEB è la soluzione SaaS “chiavi in mano”, certificata ACN, che supporta enti pubblici e aziende private nella gestione dei canali interni di segnalazione, pienamente conforme ai requisiti del D.Lgs. 24/2023 e delle Linee Guida ANAC n. 1/2025.

La piattaforma include:

• Canale unico e centralizzato: segnalazioni scritte e i messaggi vocali vengono gestiti in un unico ambiente dedicato, sicuro e interamente crittografato.
• Gestione automatizzata del consenso: consente di acquisire il consenso alla conservazione della registrazione contestualmente all'invio della segnalazione .
• Interazione con il segnalante: consente al gestore di dialogare con il segnalante e richiedere approfondimenti in ogni fase della gestione
• Nessuna trascrizione dell'audio: i messaggi vocali sono conservati in forma cifrata, a tutela della riservatezza e protezione dei dati.
• Gestione degli incontri diretti: procedura integrata per richiedere, programmare e documentare gli incontri in presenza direttamente all'interno dell'ambiente sicuro.

Integrare il canale orale direttamente nella piattaforma consente di cifrare i dati, tutelare la riservatezza del segnalante e conservare i messaggi vocali in un ambiente sicuro, con tracciabilità, conservazione a norma e accesso riservato al solo gestore autorizzato.

Con la soluzione ISWEB, le organizzazioni sono sollevate in larga parte dall'onere di monitoraggio di nuove leggi o delibere. Quando la normativa cambia, la piattaforma si aggiorna, riducendo il rischio di sanzioni per l'utente finale e semplificando i processi e la gestione operativa.

Scopri come la piattaforma Whistleblowing di ISWEB può supportare la gestione dei canali interni di segnalazione.

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FAQ sul canale orale Whistleblowing 

Da quando è in vigore l’obbligo del canale orale per le segnalazioni Whistleblowing?
L'obbligo di garantire modalità di segnalazione sia scritte che orali è stabilito dal D.Lgs. 24/2023. Le Linee Guida ANAC n. 1/2025 confermano che gli enti devono assicurare entrambe le modalità, disciplinandone la gestione all'interno dell'atto organizzativo o del MOG 231.

È obbligatorio attivare un numero telefonico dedicato?
No, l'ente ha piena discrezionalità nella scelta della modalità più adatta alla propria struttura. È possibile attivare una linea telefonica dedicata, ma ANAC indica come valida alternativa l'utilizzo di sistemi di messaggistica vocale o caselle vocali integrate nelle piattaforme informatiche.

Quali sono le modalità consentite per le segnalazioni orali?
È possibile effettuare segnalazioni in forma orale attraverso almeno una delle tre modalità previste: linea telefonica dedicata, sistema di messaggistica vocale (come segreteria o casella vocale su piattaforma) o incontro diretto con il gestore.

Come si documenta la segnalazione orale se non viene registrata?
Se la linea telefonica non è registrata o manca il consenso alla registrazione, il personale addetto deve redigere un resoconto dettagliato della conversazione. In caso di incontro diretto senza registrazione, deve essere redatto un verbale sottoscritto dal segnalante, il quale ha il diritto di verificare e rettificare il contenuto.

Cosa rischia l'azienda senza il canale orale?
La mancata istituzione dei canali di segnalazione o l'adozione di procedure non conformi (come l'assenza della modalità orale) espone l’organizzazione a significative sanzioni amministrative pecuniarie, erogate da ANAC, che possono arrivare fino a 50.000 euro.

Cosa può fare il segnalante se l'ente non ha attivato il canale orale?
Se l'Ente non prevede un canale per la segnalazione orale, il segnalante ha la facoltà di rivolgersi direttamente al canale esterno dell'ANAC. Tale omissione espone l'azienda a rischi significativi, tra cui ispezioni e l'applicazione di sanzioni da parte dell'Autorità.

Come vengono gestite le segnalazioni orali nella piattaforma Whistleblowing di ISWEB?
La piattaforma Whistleblowing di ISWEB integra un sistema di messaggistica vocale all’interno dell’ambiente informatico dedicato: il segnalante accede alla piattaforma e lascia un messaggio vocale nell'apposito canale dedicato. La piattaforma acquisisce i messaggi vocali cifrandoli, gestisce la richiesta di consenso alla registrazione e permette al gestore di conservare la documentazione in ambiente protetto. È inoltre possibile richiedere un incontro diretto con il gestore delle segnalazioni.