A distanza di alcune settimane dalla pubblicazione delle Linee Guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni di segnalazione, emergono con maggiore chiarezza alcuni passaggi di particolare rilievo operativo per le amministrazioni pubbliche e per i soggetti obbligati del settore privato.

Le nuove indicazioni rafforzano l’impianto di tutela del segnalante e intervengono su aspetti spesso sottovalutati nella progettazione delle procedure di gestione e dei sistemi di whistleblowing: gestione del conflitto di interessi, tracciabilità delle attività del gestore, uso delle segnalazioni orali e trattamento dei dati identificativi.

Di seguito, un focus su alcune novità di maggiore impatto pratico.

Gestione del conflitto di interessi e sostituzione del gestore delle segnalazioni

Nel paragrafo 3.3 (pag. 16) delle Linee Guida, ANAC dedica un passaggio esplicito alla disciplina del conflitto di interessi del gestore delle segnalazioni, richiamando la necessità di prevenire situazioni incompatibili con l’imparzialità dell’istruttoria.

In particolare, viene chiarito che:

• il gestore non può trovarsi nella condizione di ricevere e trattare segnalazioni che lo riguardano direttamente o indirettamente;

• l’ente deve prevedere formalmente un soggetto sostituto, attivabile in caso di conflitto o di assenza prolungata del gestore titolare.

Questo aspetto assume rilievo non solo organizzativo, ma anche di tenuta complessiva del sistema di whistleblowing, poiché incide direttamente sulla credibilità del canale e sulla fiducia del segnalante.

In tale prospettiva, è necessario prevedere configurazioni organizzative e strumenti di gestione che consentano di dotarsi di un gestore di riserva, come la soluzione Whistleblowing ISWEB, garantendo continuità operativa e coerenza con le indicazioni ANAC anche nei casi di conflitto di interessi o indisponibilità del gestore principale.

Segnalazioni orali: obbligo del canale, registrazione e consenso del segnalante

Le Linee Guida ANAC confermano in modo esplicito che il canale di segnalazione orale è obbligatorio, accanto a quello scritto, e ne chiariscono le modalità di gestione sotto il profilo operativo e documentale.

La segnalazione in forma orale può essere effettuata, in via alternativa:

• tramite linee telefoniche dedicate, anche con operatore autorizzato;

• mediante sistemi di messaggistica vocale o caselle vocali integrate nella piattaforma informatica;

• su richiesta del segnalante, tramite incontro diretto, da svolgersi entro un termine ragionevole e garantendo la riservatezza.

Ferma restando la discrezionalità dell’ente nella scelta delle modalità organizzative (giorni, fasce orarie, strumenti), ANAC richiama l’importanza di assicurare tracciabilità e correttezza procedimentale.

Nel paragrafo 2.2 (pag. 12) viene inoltre chiarito che, qualora il canale orale preveda sistemi di registrazione, la conservazione della segnalazione è ammessa solo previo consenso esplicito della persona segnalante. In assenza di consenso, la segnalazione dovrà essere documentata mediante un resoconto dettagliato della conversazione.

La piattaforma Whistleblowing ISWEB gestisce le segnalazioni orali secondo criteri progettuali orientati alla tutela del segnalante, prevedendo:

• la richiesta esplicita del consenso alla registrazione vocale;

• modalità di conservazione coerenti con le indicazioni ANAC;

• strumenti di documentazione e tracciamento anche nei casi di segnalazioni non registrate.

Questo approccio evita la necessità di creare e gestire resoconti, offrendo un unico ambiente di conservazione delle informazioni inerenti le segnalazioni. 

Attività del gestore e disvelamento motivato dell’identità del segnalante

Uno dei passaggi più rilevanti delle Linee Guida è contenuto nel paragrafo 3.5 (pag. 24), dedicato alle attività del gestore delle segnalazioni.

ANAC introduce un principio di particolare importanza: il disvelamento dell’identità del segnalante è ammesso solo quando strettamente necessario ai fini istruttori. In tali casi:

• il sistema di gestione del whistleblowing deve registrare l’accesso all’identità del segnalante;

• devono essere motivate e tracciate le ragioni che hanno reso necessario tale accesso.

Questo passaggio rafforza in modo significativo le garanzie di protezione del segnalante, imponendo l’adozione di soluzioni tecnologiche in grado di supportare tali obblighi in modo strutturato. Non solo, questo approccio rafforza le tutele dei gestori delle segnalazioni, perché tenendo tracia delle attività di disvelamento e delle motivazioni, sono in grado di dimostrare che, almeno fino a una certa data, non sono venuti a conoscenza dei dati del segnalante e pertanto non avrebbero potuto divulgarli, neanche per errore. La registrazione del disvelamento e la relativa motivazione, sono un potente mezzo per dimostrare la capacità del gestore di mimizzare il trattamento di un dato critio ai fini della riservatezza e della tutela del segnalante.

La soluzione ISWEB è da sempre dotata nativamente di una funzionalità che consentono di registrare, tracciare e motivare ogni eventuale disvelamento dell’identità, assicurando piena coerenza con quanto previsto dalle Linee Guida ANAC, tutela per il segnalante e per il gestore delle segnalazioni.

Un impatto diretto su organizzazione, piattaforme e procedure

Le indicazioni contenute nelle Linee Guida n. 1/2025 non si limitano a un aggiornamento formale del quadro regolatorio, ma incidono in modo concreto sul modo in cui le amministrazioni e i soggetti obbligati organizzano, gestiscono e presidiano i propri canali di whistleblowing.

La loro applicazione coinvolge direttamente:

• gli assetti organizzativi interni;

• i ruoli e le responsabilità del gestore o del RPCT negli enti pubblici;

• la configurazione delle piattaforme informatiche;

• le procedure di gestione delle segnalazioni, comprese quelle orali;

• gli adempimenti in materia di protezione dei dati e accountability.

Ne deriva l’esigenza di evitare approcci meramente formali o frammentari e di adottare soluzioni che consentano di governare il sistema di whistleblowing in modo coerente, documentabile e sostenibile nel tempo.

Soluzioni ISWEB per il whistleblowing

ISWEB supporta amministrazioni pubbliche e organizzazioni private nell’adeguamento alle Linee Guida ANAC attraverso una piattaforma di whistleblowing progettata per garantire riservatezza, tracciabilità e conformità normativa.

La soluzione consente, tra l’altro, di:

• gestire canali scritti e orali in modo conforme alle indicazioni ANAC;

• configurare gestori titolari e di riserva;

• tracciare e motivare gli eventuali accessi all’identità del segnalante;

• documentare correttamente l’intero procedimento di gestione delle segnalazioni.

Per approfondire:
https://www.isweb.it/whistleblowing

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Domande frequenti (FAQ)

1) Cosa chiariscono le Linee Guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni di segnalazione?
Chiariscono aspetti operativi cruciali per la gestione del whistleblowing, con particolare attenzione a conflitto di interessi del gestore, continuità della gestione (sostituti), segnalazioni orali e tracciabilità degli accessi all’identità del segnalante.

2) Il gestore delle segnalazioni può gestire una segnalazione in cui è coinvolto?
No. Le Linee Guida richiamano la necessità di prevenire il conflitto di interessi: il gestore non deve trovarsi a ricevere e trattare una segnalazione che lo riguarda direttamente o indirettamente.

3) È necessario prevedere un sostituto del gestore delle segnalazioni?
Sì. Le Linee Guida indicano come opportuno prevedere un sostituto del gestore, in particolare in caso di conflitto di interessi e di assenza prolungata del gestore titolare, per garantire continuità e tutela effettiva del segnalante.

4) Il canale vocale per le segnalazioni è obbligatorio?
Sì. Le Linee Guida confermano che, oltre al canale scritto, l’ente deve mettere a disposizione anche una modalità di segnalazione in forma orale.

5) In quali modi può essere gestita la segnalazione orale?
La segnalazione orale può avvenire tramite linee telefoniche dedicate, sistemi di messaggistica vocale/caselle vocali sulla piattaforma, oppure su richiesta del segnalante tramite incontro diretto, da svolgere entro un termine ragionevole garantendo la riservatezza.

6) È obbligatorio registrare le segnalazioni orali?
No. La registrazione non è obbligatoria in quanto tale: se l’ente utilizza strumenti che registrano la voce, la conservazione della segnalazione tramite registrazione è ammessa solo con consenso esplicito del segnalante. In alternativa si può documentare la segnalazione con un resoconto dettagliato.

7) Serve il consenso del segnalante per registrare la segnalazione vocale?
Sì. Le Linee Guida chiariscono che, in presenza di sistemi di registrazione, la registrazione e conservazione della segnalazione è possibile solo previo consenso esplicito della persona segnalante.

8) Quando il gestore può conoscere l’identità del segnalante?
Solo nei casi in cui sia strettamente necessario ai fini istruttori. Le Linee Guida precisano che l’accesso ai dati identificativi deve essere limitato e giustificato da esigenze istruttorie.

9) Cosa significa “disvelamento motivato e registrato” dell’identità del segnalante?
Significa che, quando l’accesso all’identità del segnalante è strettamente necessario, il sistema di gestione deve registrare che il gestore ha effettuato l’accesso e deve conservare anche le ragioni addotte dal gestore per tale accesso.

10) Quali implicazioni pratiche hanno queste indicazioni per PA e soggetti privati obbligati?
Impattano su organizzazione interna e strumenti: ruoli (gestore, sostituti, eventuale custode dei dati), procedure per segnalazioni orali, tracciabilità delle operazioni sul sistema e presidi di riservatezza e protezione dei dati, richiedendo soluzioni che rendano documentabili le scelte e le attività svolte.