Utilizzo dell'albo online - Scenari

Come utilizzare l'albo online: metodologie di implementazione rispetto all'organizzazione dell'ente.

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Scenari di utilizzo

Referenze

Equitalia Giustizia S.p.A.
PAT - Portale Amministrazione Trasparente, Whistleblowing
Università degli Studi della Basilicata
eTRASPARENZA
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Università degli Studi del Sannio
Whistleblowing
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Comune di Ancona
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Comune di Carrara
Portale istituzionale, eTRASPARENZA, eTOURIST, WhistleBlowing
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Whistleblowing
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eTRASPARENZA
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Riuso "PAT - Portale Amministrazione Trasparente"
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PAT - Portale Amministrazione Trasparente
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eCOMUNE, eTRASPARENZA, eURP, Accesso Civico
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Portale istituzionale, eTRASPARENZA, eALBO, eTOURIST
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Portale istituzionale
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PAT - Portale Amministrazione Trasparente, Whistleblowing
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PAT - Portale Amministrazione Trasparente
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Portale istituzionale, eALBO, eTRASPARENZA
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Portale istituzionale, eTRASPARENZA
Comune di Caserta
eCOMUNE, eALBO, eURP, eTRASPARENZA
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eALBO - Albo On Line
Comune di Cosenza
Portale istituzionale, eURP, eNEWS, eALBO, eTRASPARENZA
Comune di Fasano (Br)
Portale Istituzionale, eTRASPARENZA, Intranet Comunale

Metodologie di implementazione dell'Albo On Line rispetto all'organizzazione dell'ente

La piattaforma software "Albo On Line" si caratterizza per essere modulare e implementabile in ogni situazione operativa, a prescindere dall'infrastruttura tecnica e organizzativa preesistente nell'ambito della struttura organizzativa del Committente.

Gli scenari ipotizzati di seguito danno un'idea di come l'applicativo sia stato progettato proprio in funzione della necessità di integrarsi in situazioni quanto più variegate.

Scenario 1 - L'ente dispone di uno o più applicativi gestionali con i quali vengono redatte e gestite TUTTE le tipologie di atti soggetti a pubblicità legale.

Qualora si tratti di un solo gestionale può essere necessaria l'integrazione (via webservices oppure personalizzata) al fine del caricamento automatico degli atti sulla piattaforma "Albo On Line".

Va valutato se il gestionale stesso gestisca anche il flusso di pubblicazione, inteso come l'iter procedurale che l'atto deve seguire fino alla pubblicazione on line:

1. gli utenti autorizzati (responsabili di procedimento o loro delegati) caricano gli atti sul sistema;

2. i responsabili di procedimento approvano e fanno richiesta di pubblicazione;

3. i responsabili della pubblicazione procedono alla pubblicazione.

Qualora questo "flusso di approvazione e pubblicazione" sia gestito nella sua completezza dall'applicativo gestionale in uso, il caricamento (manuale o automatico) degli atti sull'Albo On Line avverrà ai soli fini della pubblicazione sul web.

Invece, nel caso in cui l'iter di autorizzazione e di richiesta di pubblicazione non sia svolto dal gestionale in uso all'ente (oppure lo sia solo in parte) è possibile attivare il modulo opzionale "Flusso di pubblicazione", che consente di gestire l'intero iter (oppure la parte non gestita dal gestionale in uso) che va dal caricamento dagli atti (manuale o automatico), alla loro approvazione con conseguente richiesta di pubblicazione da parte dei responsabili del procedimento, alla pubblicazione definitiva da parte dei responsabili delle pubblicazione.

N.B.: Nelle organizzazioni più piccole, alcune di queste figure possono coincidere con lo stesso utente.

E' importante notare che, anche nel caso in cui si utilizzi l'Albo On Line ai soli fini della pubblicazione degli atti, tutti gli strumenti e le funzionalità caratteristiche della piattaforma software Albo On Line, la cui disponibilità è imprescindibile per essere conformi alle regole tecniche, sono disponibili e integrano quando implementato con il gestionale in uso all'ente.

Sarà infatti possibile:

1. Annullare un atto, ed eventualmente precisare quale atto lo vada a sostituire;

2. Inserire delle annotazioni (note, precisazioni, approfondimenti);

3. Prolungare la pubblicazione oltre la scadenza per motivi di trasparenza;

4. Disporre di Registri di pubblicazione manuali o automatici;

5. Disporre dei Report delle attività;

6. Disporre delle funzionalità di creazione dell'impronta sui documenti allegati;

7. Disporre delle funzionalità di emissione delle relate/referte di pubblicazione per tutti gli atti sia provenienti dai gestionali sia inseriti manualmente;

8. Archiviare, in area riservata, i documenti il cui periodo di pubblicazione è scaduto (Archivio Albo On LIne).

L'insieme di questi strumenti conduce all'armonizzazione dell'intero processo che può concludersi con la creazione e la conservazione a lungo termine del fascicolo elettronico previsto dalle regole tecniche.

L'armonizzazione si renderà tanto più necessaria quanto più numerosi, e quindi eterogenei, sono i gestionali amministrativi in uso all'ente.

Scenario 2 - L'ente dispone di uno o più applicativi gestionali che NON coprono tutte le tipologie di atti da pubblicare

Rispetto al caso precedente è possibile procedere al caricamento manuale degli atti non gestiti dai gestionali.

In questo caso sarà ancora più valido il ruolo di armonizzatore svolto dall'Albo On Line.

Scenario 3 - L'ente NON dispone di applicativi gestionali

E' il caso di enti dalle esigenze limitate. Ovviamente è possibile ricorrere all'Albo On Line per il caricamento degli atti e la gestire l'intero processo fino alla pubblicazione e all'emissione dei registri e della relata di pubblicazione e quant'altro evidenziato al caso 1.

Conclusioni

I casi (semplificati) mostrano come il software Albo On Line possa avere un ruolo fondamentale di raccordo e di armonizzazione dei processi e delle procedure in tutte le situazioni, in funzione della organizzazione precedente che non viene destabilizzata dall'introduzione del nuovo ambiente software.

Va valutato inoltre che la versione "Licenza" dell'applicativo permette, in tempi rapidi, lo sviluppo di personalizzazioni in ogni direzione.

Per maggiori infomrazioni ompila il modulo di contatto oppure chiama il numero verde gratuito 800.97.34.34

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