Albo Pretorio On Line a norma di legge - ISWEB S.p.A.

La gestione dell'albo pretorio on line in modo semplice ed immediato
ASL 1 Abruzzo Comune di Cosenza Comune di Imperia Azienda Ospedaliero Universitaria "Ospedali Riuniti" di Ancona Università degli Studi "D'Annunzio" di Chieti - Pescara
ASL 1 Abruzzo
Comune di Cosenza
Comune di Imperia
Azienda Ospedaliero Universitaria "Ospedali Riuniti" di Ancona
Università degli Studi "D'Annunzio" di Chieti - Pescara

eALBO è la soluzione che permette di adempiere alle disposizioni legislative in materia, consentendo la gestione dell'albo pretorio sul web in modo intuitivo e funzionale. Si fonda sulla tecnologia ISWEB, tra le più diffuse piattaforme proprietarie dedicate al settore Pubblica Amministrazione.

Consente di gestire in modo semplice e immediato la pubblicazione degli atti pubblici suddividendoli in categorie liberamente definibili mediante l’attivazione e la personalizzazione di un ambiente web dedicato all’ente.

eALBO è integrabile in modo semplice con i gestionali in uso presso l'Ente, creando flussi di pubblicazione Gestionali/Albo/Trasparenza/Portale istituzionale efficienti e definitivi.

Il servizio si caratterizza per la massima scalabilità in funzione delle specifiche esigenze del Committente. Scegliere la soluzione eALBO vuol dire scegliere una delle principali realtà nel settore dello sviluppo software web per la Pubblica Amministrazione. Questo garantisce la qualità e l'affidabilità di un servizio che, alla luce dei risvolti operativi, procedurali e tecnici, ha valenza strategica per gli Enti Pubblici interessati.

 

CARATTERISTICHE GENERALI

  • Conforme alle disposizioni legislative in materia (l. 69/2009, l. 4/2004, Vademecum "Modalità di pubblicazione dei documenti nell'Albo online" elaborato da DigitPA , proposta di  DPCM redatta dall'ANORC, Deliberazioni del Garante Privacy n. 88 del 02/03/2011 e n. 243 del 15 maggio 2014);
  • Qualità e affidabilità della soluzione software, basata sulla piattaforma software ISWEB, che vanta oltre 400 installazioni dedicate ad Enti e aziende in tutto il territorio nazionale;
  • Personalizzabile grazie ai diversi moduli opzionali disponibili;
  • Semplice da utilizzare: non richiede alcuna competenza tecnica specifica e nessuna installazione hardware o software
  • Supportato mediante servizio di Help desk telefonico su numero verde gratuito disponibile tutti i giorni lavorativi e dall'Help on Line;
  • Supportato da una infrastruttura hardware assolutamente affidabile;
  • Implementazione del servizio in tempi strettissimi;
  • Assegnazione dominio di terzo livello nomeente.albo-pretorio.it.

 

CARATTERISTICHE FUNZIONALI

  • Predisposizione sito "Albo On Line" incluse pagine informative liberamente gestibili dall’ente;
  • Gestione autonoma dell'elenco delle categorie degli atti per essere aderente ai regolamenti dell'Ente;
  • Gestione autonoma dell'elenco degli enti richiedenti;
  • Gestione autonoma dell'elenco delle unità organizzative/aree organizzative;
  • Gestione autonoma dell'elenco dei responsabili di procedimento;
  • Gestione autonoma dell'elenco dei responsabili di pubblicazione;
  • Gestione atti interni ed esterni;
  • Gestione automatica o manuale del periodo di pubblicazione degli atti, sia per categoria sia per singolo atto;
  • Webservices per l'integrazione con i gestionali in uso al Committente per evitare il caricamento manuale degli atti;
  • Non indicizzazione sui motori ricerca delle pagine contenenti dati relativi agli atti e dei documenti allegati, secondo le più affermate interpretazioni della norma ("Diritto all'oblio");
  • Eliminazione automatica degli atti dall'Albo On Line al raggiungimento della data di fine pubblicazione ("Principio della temporaneità") in linea con il Provvedimento n. 73 del 23.02.2012 del Garante Privacy;
  • Indicazione dello "Stato degli atti": Prossima pubblicazione, Pubblicato, Scaduto, Annullato, In approvazione, In pubblicazione;
  • Funzionalità di "Annullamento" dell'atto. Permanenza dello stesso nell'Albo On Line con evidenziazione dello stato di "Annullato" ed eventuale atto sostitutivo;
  • Funzionalità "Omissis", per l'identificazione degli atti contenente documenti con alcune parti omesse nel rispetto del Codice della Privacy;
  • Funzionalità "Pubblica oltre la scadenza", per prolungare i tempi di permanenza oltre il periodo di pubblicazione, nel rispetto dei principi di necessità, indispensabilità, pertinenza e non eccedenza, previsti dal Codice della Privacy;
  • Download dei file pubblicati mediante test Captcha per evitare la copia indiscriminata dei dati presenti on lineFunzionalità di inserimento documenti allegati da pubblicare con firma elettronica digitale o qualificata in linea con la Circolare n. 13/2011 del Ministero degli Interni Registro delle pubblicazioni ad emissione automatica con invio a scadenze programmabili dall’Ente;
  • Registro delle pubblicazioni ad emissione manuale per il periodo e la tipologia di atti desiderata, generato in tempo reale con un semplice clic;
  • Log delle attività (registrazione degli interventi di inserimento, modifica e cancellazione degli atti) che consente il tracciamento di tutte le attività svolte dagli amministratori attivi;
  • Gestione delle annotazioni;
  • Creazione ed assegnazione dell'impronta digitale univoca ai documenti allegati mediante algoritmo;
  • Evidenziazione dei termini di legge nelle pagine dell'Albo On Line;
  • Personalizzazione grafica (logo dell'ente);
  • Server basati su tecnologia Cloud ridondante ad altissima disponiblità;
  • Backup giornaliero incrementale con retention delle ultime versioni (TIVOLI TSM);
  • Sistema automatico di monitoraggio della continuità del servizio;
  • Sistema di monitoraggio accessi anomali in grado di rallentare l'attività dell'utente mediante firewall (Linee Guida Garante Privacy);
  • Uptime del server garantito pari al 99,9% su base annua.

 

MODULI E SERVIZI OPZIONABILI

  • Archivio storico ad accesso riservato, relativo agli atti il cui periodo di pubblicazione è scaduto, con relativo motore di ricerca;
  • Funzionalità di Pubblicazione permanente per gli atti per i quali si ritiene necessario prolungare a tempo indeterminato la pubblicazione on line;
  • Multiutente, con separazione delle aree di competenza (tipologie di atti per le quali si è autorizzati);
  • Gestione degli utenti con relativi profili di permessi (Redattore o Ufficio/Responsabile del procedimento/Responsabile della pubblicazione);
  • Gestione del flusso (workflow) di pubblicazione (Redattori/Responsabili di procedimento/Responsabili di pubblicazione) con sistema di avvisi (Avviso di nuovo inserimento al responsabile del procedimento, richiesta di pubblicazione al responsabile della pubblicazione) - Versione Licenza;
  • Emissione della "Relata" (o "Referta") di pubblicazione al momento della defissione su richiesta del responsabile, contenente la dichiarazione di regolare avvenuta pubblicazione, l’indicazione del giorno di pubblicazione e di defissione, nonché il numero di registrazione a repertorio, con sistema di avviso automatico via e-mail e relativa archiviazione;
  • Modulo integrato che consente di applicare la modalità “filigrana” ai documenti in formato PDF pubblicati;
  • Implementazione di sistemi di integrazione personalizzati;
  • Possibilità di installazione dedicata della Versione Enterprise (Multiente), per soddisfare le esigenze di diversi enti con una unica installazione (anche su server indicati dal Committente) personalizzabile sia dal punto di vista grafico che funzionale;
  • Implementazione di sistemi personalizzati per l'implementazione del "fascicolo elettronico" - Versione Licenza;
  • Implementazione di soluzioni di ridondanza del servizio - Versione Licenza;
  • Supporto nella definizione del regolamento interno di attuazione.

Scenari di utilizzo

La piattaforma software "Albo On Line" si caratterizza per essere modulare e implementabile in ogni situazione operativa, a prescindere dall'infrastruttura tecnica e organizzativa preesistente nell'ambito della struttura organizzativa del Committente. Gli scenari ipotizzati di seguito danno un'idea di come l'applicativo sia stato progettato proprio in funzione della necessità di integrarsi in situazioni quanto più variegate.

Scenario 1 - L'ente dispone di uno o più applicativi gestionali con i quali vengono redatte e gestite TUTTE le tipologie di atti soggetti a pubblicità legale.

Qualora si tratti di un solo gestionale può essere necessaria l'integrazione (via webservices oppure personalizzata) al fine del caricamento automatico degli atti sulla piattaforma "Albo On Line".

Va valutato se il gestionale stesso gestisca anche il flusso di pubblicazione, inteso come l'iter procedurale che l'atto deve seguire fino alla pubblicazione on line:

1. gli utenti autorizzati (responsabili di procedimento o loro delegati) caricano gli atti sul sistema;

2. i responsabili di procedimento approvano e fanno richiesta di pubblicazione;

3. i responsabili della pubblicazione procedono alla pubblicazione.

Qualora questo "flusso di approvazione e pubblicazione" sia gestito nella sua completezza dall'applicativo gestionale in uso, il caricamento (manuale o automatico) degli atti sull'Albo On Line avverrà ai soli fini della pubblicazione sul web.

Invece, nel caso in cui l'iter di autorizzazione e di richiesta di pubblicazione non sia svolto dal gestionale in uso all'ente (oppure lo sia solo in parte) è possibile attivare il modulo opzionale "Flusso di pubblicazione", che consente di gestire l'intero iter (oppure la parte non gestita dal gestionale in uso) che va dal caricamento dagli atti (manuale o automatico), alla loro approvazione con conseguente richiesta di pubblicazione da parte dei responsabili del procedimento, alla pubblicazione definitiva da parte dei responsabili delle pubblicazione.

E' importante notare che, anche nel caso in cui si utilizzi l'Albo On Line ai soli fini della pubblicazione degli atti, tutti gli strumenti e le funzionalità caratteristiche della piattaforma software Albo On Line, la cui disponibilità è imprescindibile per essere conformi alle regole tecniche, sono disponibili e integrano quando implementato con il gestionale in uso all'ente.

Sarà infatti possibile:

1. Annullare un atto, ed eventualmente precisare quale atto lo vada a sostituire;

2. Inserire delle annotazioni;

3. Prolungare la pubblicazione oltre la scadenza per motivi di trasparenza;

4. Disporre di Registri di pubblicazione manuali o automatici;

5. Disporre dei Report delle attività;

6. Disporre delle funzionalità di creazione dell'impronta sui documenti allegati;

7. Disporre delle funzionalità di emissione delle relate/referte di pubblicazione per tutti gli atti sia provenienti dai gestionali sia inseriti manualmente;

8. Archiviare, in area riservata, i documenti il cui periodo di pubblicazione è scaduto.

L'insieme di questi strumenti conduce all'armonizzazione dell'intero processo che può concludersi con la creazione e la conservazione a lungo termine del fascicolo elettronico previsto dalle regole tecniche.

L'armonizzazione si renderà tanto più necessaria quanto più numerosi, e quindi eterogenei, sono i gestionali amministrativi in uso all'ente.

Scenario 2 - L'ente dispone di uno o più applicativi gestionali che NON coprono tutte le tipologie di atti da pubblicare

Rispetto al caso precedente è possibile procedere al caricamento manuale degli atti non gestiti dai gestionali. In questo caso sarà ancora più valido il ruolo di armonizzatore svolto dall'Albo On Line.

Scenario 3 - L'ente NON dispone di applicativi gestionali

E' il caso di enti dalle esigenze limitate. Ovviamente è possibile ricorrere all'Albo On Line per il caricamento degli atti e la gestire l'intero processo fino alla pubblicazione e all'emissione dei registri e della relata di pubblicazione e quant'altro evidenziato al caso 1.

Conclusioni

I casi (semplificati) mostrano come il software Albo On Line possa avere un ruolo fondamentale di raccordo e di armonizzazione dei processi e delle procedure in tutte le situazioni, in funzione della organizzazione precedente che non viene destabilizzata dall'introduzione del nuovo ambiente software.

Conforme al quadro normativo

Conforme al quadro normativo

Garantisce sempre la piena compliance ed il tempestivo aggiornamento al quadro normativo di riferimento.
Semplice da utilizzare

Semplice da utilizzare

Le procedure guidate consentono l'inserimento dei dati anche da parte di redattori privi di competenze specifiche.
Supporto mediante un servizio di HELP DESK

Supporto mediante un servizio di HELP DESK

Dedicato a temi di carattere normativo, redazionale e tecnologico, organizzato per erogare il massimo livello di servizio
Accessibile rispetto alle Linee Guida sull'Accessibilità

Accessibile rispetto alle Linee Guida sull'Accessibilità

Accessibile in rispetto alle normative AgID nonchè della legge 4/04 aggiornata dal decreto legislativo 10/09/18 n. 106
Integrabile ed interoperabile

Integrabile ed interoperabile

Con i gestionali in uso presso l'ente e con le banche dati nazionali favorendo l'attuazione del principio "once only".
Personalizzabile in base alle esigenze organizzative

Personalizzabile in base alle esigenze organizzative

Il servizio è utilizzabile in qualsiasi contesto organizzativo. Inoltre, è personalizzabile in qualsiasi momento, anche in corso di utilizzo qualora si ravvisassero possibilità di ottimizzazione nella gestione delle segnalazioni.
Conforme al quadro normativo

Conforme al quadro normativo

Garantisce sempre la piena compliance ed il tempestivo aggiornamento al quadro normativo di riferimento.
Semplice da utilizzare

Semplice da utilizzare

Le procedure guidate consentono l'inserimento dei dati anche da parte di redattori privi di competenze specifiche.
Supporto mediante un servizio di HELP DESK

Supporto mediante un servizio di HELP DESK

Dedicato a temi di carattere normativo, redazionale e tecnologico, organizzato per erogare il massimo livello di servizio
Accessibile rispetto alle Linee Guida sull'Accessibilità

Accessibile rispetto alle Linee Guida sull'Accessibilità

Accessibile in rispetto alle normative AgID nonchè della legge 4/04 aggiornata dal decreto legislativo 10/09/18 n. 106
Integrabile ed interoperabile

Integrabile ed interoperabile

Con i gestionali in uso presso l'ente e con le banche dati nazionali favorendo l'attuazione del principio "once only".
Personalizzabile in base alle esigenze organizzative

Personalizzabile in base alle esigenze organizzative

Il servizio è utilizzabile in qualsiasi contesto organizzativo. Inoltre, è personalizzabile in qualsiasi momento, anche in corso di utilizzo qualora si ravvisassero possibilità di ottimizzazione nella gestione delle segnalazioni.

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